Type de poste : Temps plein, durée indéterminée
Salaire annuel : 51 500 $
Horaire : 37,5 heures par semaine - horaire de travail régulier de 9 h à 17 h
Date d’entrée en fonction : 1^er mars 2025
Lieu : Vancouver, en mode hybride; 2 à 3 jours par semaine au bureau
Langue : La langue de travail principale est l’anglais; la connaissance du français est un atout (veuillez indiquer vos compétences linguistiques dans votre lettre de présentation ou votre C.V.).
Poste relève du/de la : Gestionnaire des opérations administratives
Date limite de candidature : 31 janvier 2025, 23 h 59 HP

Le Centre de recherche communautaire (CBRC) promeut la santé des minorités sexuelles et de genre par l’intermédiaire de la recherche et du développement d’interventions. Les piliers du CBRC — la recherche communautaire, la diffusion de connaissances, la création de réseaux et le développement du leadership — font de l’organisme un leader capable de transformer les idées en actions qui font une différence dans nos communautés. Le CBRC a été fondé en 1999 en tant qu’organisme communautaire caritatif. Son bureau principal est situé à Vancouver, en Colombie-Britannique, avec un bureau satellite à Toronto.

Le CBRC souscrit aux principes du travail mené par et pour les communautés visées. Dans le cadre de notre engagement envers l’équité en matière d’emploi, nous encourageons les personnes autochtones, noires et racisées, les personnes bispirituelles, queers, trans et non binaires, les personnes vivant avec le VIH ou l’hépatite C, les personnes en situation de handicap, les femmes 2SLGBTQQIA+ et toutes personnes ayant des identités fabuleuses et des expériences diverses, à proposer leur candidature. Le CBRC reconnaît qu’il peut être impossible de divulguer ses identités et les personnes membres de l’équipe ne se sont pas tenues de le faire dans le cadre de leur travail.

Au CBRC, nous reconnaissons que certaines personnes désirant postuler ont été confrontées à des obstacles qui les ont empêchées d’accéder aux possibilités traditionnelles d’études et d’emploi. Nous prenons en considération différentes combinaisons d’études, d’emploi, de bénévolat et de savoirs expérientiels et encourageons les candidat·e·s à mettre en évidence ces expériences dans leur lettre de présentation et leur C.V.

Description

Sous la responsabilité du gestionnaire des opérations administratives et en étroite collaboration avec la directrice adjointe des ressources humaines (DARH), le ou la coordinateur·trice des opérations apporte un soutien administratif et opérationnel à l’équipe du CBRC. Ses tâches administratives consistent à s’occuper des lignes téléphoniques, des comptes courriel et des calendriers généraux du CBRC; à commander, réceptionner et distribuer les fournitures générales de bureau et celles destinées aux divers programmes et projets; et à apporter un soutien aux activités organisationnelles telles que les réunions et événements en ligne et en personne, notamment la conférence annuelle du CBRC, le Sommet. Ses responsabilités opérationnelles comprennent le soutien à l’organisation des bureaux, à la gestion des besoins informatiques et à l’administration des ressources humaines.

Il s’agit d’un poste hybride; 2 à 3 jours de présence au bureau par semaine sont exigés.

Bien que ce poste soit considéré comme permanent, veuillez noter que la permanence de tous nos postes dépend de la durabilité de nos financements.

Responsabilités principales

Un pourcentage approximatif du temps consacré à chaque activité (moyenne sur un mois) est fourni à titre indicatif seulement. Il pourrait évoluer au fil du temps.

1. Soutien administratif (60 %)

• Fournir un soutien administratif général à l’équipe du CBRC, en particulier au directeur général et au conseil d’administration.
• Collaborer à la conception et au contrôle des systèmes, des processus et des politiques internes, principalement par un travail de recherche et de collecte d’informations.
• Gérer les lignes téléphoniques (messageries vocales), les comptes courriel et le courrier papier de nature générale, en y répondant ou en les transférant aux personnes appropriées.
• Contribuer à la gestion des calendriers organisationnels (opérations, dates de début et de fin des contrats des pigistes, jours fériés, paie, RH).
• Aider à la gestion des bureaux, notamment en recherchant de nouvelles installations si besoin est, en communiquant avec la gérance de l’immeuble, les propriétaires et les fournisseurs actuels, et en veillant au respect des mesures de sécurité et de santé dans tous les locaux (exercices d’incendie, lignes directrices relatives aux installations, etc.).
• Coordonner les stocks de fournitures de bureau et de matériel destiné aux divers programmes et projets, notamment le suivi des quantités, les commandes, la réception, la distribution et l’expédition.
• Tenir des registres et des systèmes d’archivage précis et détaillés.
• Mettre à jour divers formulaires et modèles selon les instructions.
• Soutenir les processus financiers tels que le dépôt et le suivi des chèques; contribuer au traitement des paiements si nécessaire.

2. Technologies de l’information (I.T.) (10 %)

• Participer aux processus d’acquisition et de distribution des équipements informatiques, selon les besoins, notamment par la recherche, l’achat, la maintenance et la mise à jour des équipements relevant de différents systèmes d’exploitation.
• Assurer le suivi des biens informatiques tels que les ordinateurs portables et les périphériques (moniteurs, claviers, souris), notamment par la tenue et la mise à jour des listes des biens distribués et des dates de remplacement prévues.
• Aider à l’administration de la suite Google de l’organisme (système Gmail) : configuration de nouveaux courriels, octroi des accès à Google Drive, archivage des données sur l’ensemble des comptes, etc.
• Apporter un soutien à la gestion des adhésions à divers logiciels et licences, notamment Slack, Asana, Microsoft Office, ADP Workforce Now, Bitwarden et Zoom.

3. Administration des ressources humaines (15 %)

• Aider à la préparation des contrats des pigistes.
• Soutenir le recrutement et la coordination des bénévoles pour divers programmes, projets et événements.
• Contribuer aux activités de recrutement, notamment en publiant les offres d’emploi sur divers sites Internet, en préparant des formulaires et d’autres documents, en examinant les candidatures, en présélectionnant les candidat·e·s, en planifiant les entretiens, etc.
• Apporter un soutien aux processus d’intégration des personnes nouvellement embauchées, notamment par l’achat et l’expédition d’équipements, la planification de séances d’orientation et d’autres réunions de présentation, et la tenue de dossiers exacts et complets.
• Soutenir l’administration des RH pour l’équipe en place, en établissant des listes d’anniversaires, en répondant aux demandes de renseignements généraux sur les politiques de RH (ou en orientant les personnes vers la DARH au besoin), et en tenant à jour les dossiers des employé·e·s. 
• Participer aux processus de départ des membres d’équipe, notamment en organisant la restitution des biens, en planifiant les entrevues de fin d’emploi, etc.

4. Soutien logistique aux événements (5 %)

• Répondre aux besoins logistiques du Symposium et du Sommet (y compris des réunions annexes) et d’autres événements selon les besoins, notamment la sélection des lieux, la coordination des plans d’étage, des repas, des déplacements, de l’hébergement, des besoins audiovisuels et des fournitures, et d’autres tâches liées à l’événement.
• Apporter un soutien aux événements et aux rassemblements internes (événements sociaux et pédagogiques en personne ou en ligne), notamment en cherchant et en réservant des lieux, en recherchant et en contactant des spécialistes de certains enjeux et en fournissant des informations pour les activités de communication et de promotion internes.

5. Autres tâches et responsabilités (10 %)

• Assister et participer activement aux réunions de l’équipe, du département, du programme ou projet et de l’ensemble du personnel.
• Participer aux concertations, aux groupes de travail et aux comités selon les besoins.
• Autres tâches selon les besoins.

Compétences essentielles, formation et expérience

• 1 à 3 ans d’expérience dans la gestion des bureaux ou l’administration des ressources humaines.
• Compétences culturelles 2S/LGBTQIA+ de base, en particulier celles acquises par l’expérience; liens avec la communauté 2S/LGBTQIA+ ou soutien solide à celle-ci.
• Capacité à faire preuve de tact, de courtoisie et de diplomatie dans l’échange d’informations et à répondre aux demandes claires et urgentes, au besoin.
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral; connaissance d’une autre langue un atout.
• Minutie, autonomie, capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer son temps.
• Capacité à traiter des informations délicates ou confidentielles en respectant la vie privée.
• Maîtrise des logiciels Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, etc.) et de diverses plateformes de vidéoconférence (Teams, Zoom).

Autres compétences et qualifications (atouts)

• Capacité à travailler en français. 
• Certificat ou diplôme en administration des affaires, en gestion des bureaux ou dans un domaine similaire.
• 1 à 2 ans d’expérience dans la coordination d’événements ou la coordination logistique.
• 1 à 3 ans d’expérience dans le secteur à but non lucratif ou dans le secteur public. 
• Expérience en télétravail ou en travail en mode hybride.

Avantages

• Politique de vacances payées, de congé personnel et de maladie
• Prestations d’assurance maladie, comprenant des soins médicaux, dentaires et visuels, des soins d’affirmation de genre, une assurance invalidité de longue durée, une assurance-vie et une garantie en cas de décès ou de mutilation accidentels
• Programme d’aide aux employé·e·s et aux familles (PAEF)
• Milieu de travail inclusif
• Formule de travail à distance et hybride
• Horaire de travail flexible
• Équipe sympathique et solidaire

Comment postuler

Veuillez transmettre votre candidature par courriel aux Ressources humaines à [email protected] et indiquer le poste dans la ligne d’objet du courriel. Le ou la candidat·e doit fournir une lettre de présentation et un curriculum vitae.

Accessibilité

Si ce processus comporte des obstacles, veuillez communiquer avec nous par courriel en indiquant « Accessibilité : coordonnateur·trice des opérations » dans la ligne d’objet, ou laissez-nous un message au 604-568-7478 afin que nous puissions discuter d’autres possibilités pour la soumission de votre candidature.

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